Jak się przygotować do kontroli urzędu skarbowego?

Kontroli podatkowej musi spodziewać się każdy podmiot gospodarczy, również placówka medyczna. Jak do kontroli przeprowadzanej przez urząd skarbowy powinien przygotować się lekarz? Czy każda kontrola musi być zapowiedziana? Rozwiewamy wątpliwości związane z kontrolami urzędów skarbowych przeprowadzanymi w placówkach medycznych.

Co nowego wprowadziła Konstytucja Biznesu?

Kontrole przeprowadzane przez urzędy skarbowe czy ZUS są niezbędne, ale nie powinny być uciążliwe ani dla lekarzy, ani dla innych przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2017 r. wprowadzone zostały gwarancje, które dla wszystkich przedsiębiorstw działających w Polsce oznaczają liczne ułatwienia. Podmioty są typowane do kontroli na podstawie analizy, a nie – jak miało to miejsce wcześniej – przypadkowo.

Konstytucja Biznesu (a dokładniej ustawa Prawo przedsiębiorców) wprowadziła również zakaz prowadzenia przez urzędy ponownej kontroli w tym samym zakresie. Dodatkowo kontrola nie powinna paraliżować działalności placówki medycznej. Wszelkie dowody, które zostały pozyskane w czasie kontroli prowadzonej z naruszeniem prawa, nie mogą być następnie wykorzystywane przeciwko podatnikowi. Każdemu przedsiębiorcy przysługuje również złożenie skargi na przewlekłość prowadzonego postępowania do sądu administracyjnego.

Zgodnie z art. 48 ust. 1 wspomnianej ustawy Prawo przedsiębiorców organ kontroli ma obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli – lekarz (placówka medyczna) powinien otrzymać stosowne zawiadomienie. Kontrola może zostać wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni, licząc od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jak przygotować się do kontroli podatkowej?

Przygotowania do kontroli urzędu skarbowego sprowadzają się przede wszystkim do uzupełnienia i skompletowania dokumentacji, jaką będą zainteresowani urzędnicy. Dzięki temu, że kontrola jest zapowiedziana, lekarz – czy pracownik zajmujący się w jego imieniu kwestiami podatkowymi – może zweryfikować poprawność wygenerowanej i zebranej dokumentacji oraz sporządzić korekty deklaracji podatkowych. Jeżeli podmiot medyczny współpracuje z zagranicznymi placówkami, a dokumentacja jest sporządzona w języku obcym, zyskuje również czas na jej przetłumaczenie.

Obowiązujące aktualnie przepisy precyzują treść zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Musi ono zawierać informacje m.in. o zakresie przedmiotowym kontroli. To z kolei powoduje, że lekarz lub kontrolowana placówka medyczna otrzymują informację o tym, jakie dokumenty należy przygotować. Wszystkie inne dokumenty nie będą potrzebne – podatnik może odmówić ich okazania.

Przygotowując się do kontroli podatkowej, lekarz (czy osoby zarządzające placówką medyczną) powinien również przygotować miejsce pracy dla urzędników. Wystarczy wydzielić osobne pomieszczenie (np. nieużytkowany gabinet) lub przygotować kącik do pracy w jednym z dostępnych pomieszczeń. Ważne jednak, by praca została tak zorganizowana, by do dokumentacji przygotowanej przez lekarza nie miały dostępu osoby postronne (np. już po wyjściu urzędników).

Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli znacząco ułatwia lekarzowi czy placówce medycznej przygotowanie się do niej. Daje również czas na skorygowanie błędów, co z kolei pozwala uniknąć ewentualnych kar.

Czy lekarz musi być obecny w czasie kontroli podatkowej?

W gabinetach ginekologicznych, podobnie jak w innych placówkach medycznych, pracuje się w oparciu o terminarz. Umawianie wizyt jest ułatwieniem zarówno dla lekarzy, jak i pacjentów. Z tego względu naturalnym pytaniem wydaje się, czy lekarz musi być obecny w czasie kontroli podatkowej – w dniu, w którym ma odbyć się kontrola urzędu skarbowego, może on przyjmować wcześniej umówionych pacjentów. Wówczas możliwości są dwie – może on:

l upoważnić współpracownika do reprezentacji – by upoważnienie było ważne i wiążące, musi zostać sporządzone w formie pisemnej oraz zgłoszone do urzędu skarbowego,

l wyznaczyć pełnomocnika – pełnomocnicy mają szerszy zakres uprawnień niż osoby upoważnione do reprezentacji.

Przygotowując się do kontroli podatkowej, przedsiębiorca ma nie tylko obowiązki, ale również prawa, a jednym z nich jest prawo uczestniczenia w prowadzonej kontroli. Jeżeli zatem lekarz ma taką możliwość i chce być obecny przy pracy urzędników, to ma do tego prawo.

Niezapowiedziana kontrola podatkowa – jak postępować?

W każdej placówce medycznej może zostać przeprowadzona niezapowiedziana kontrola podatkowa, ale tylko w niektórych sytuacjach. Kwestię tę precyzuje art. 48 ust. 11 Prawa przedsiębiorców. Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się m.in. wówczas, gdy:

l kontrola jest niezbędna, by przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczyć dowody jego popełnienia,

l przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,

l pisma dotychczas wysyłane na podane przez przedsiębiorcę adresy nie były przez niego odbierane (doręczenie pism było bezskuteczne).

Z kolei art. 282c Ordynacji Podatkowej wskazuje, że nie trzeba zawiadamiać przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej m.in. wtedy, gdy:

l dotyczy ona zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w oparciu o przepisy o podatku od towarów i usług,

l dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,

l dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej.

Urzędnicy, którzy przeprowadzają kontrolę bez zapowiedzi, powinni podać przyczynę. Jeżeli lekarz uważa, że czynności kontrole są prowadzone z naruszeniem obowiązku zawiadomienia go o kontroli, może w ciągu 3 dni roboczych złożyć sprzeciw. Od strony formalnej sprzeciw musi zostać sporządzony w formie pisemnej i musi zawierać uzasadnienie.

Nie każdy sprzeciw zostanie rozpatrzony pozytywnie, ale przedsiębiorca otrzyma stosowną informację, będzie mógł również złożyć zażalenie (również w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania postanowienia).

Kontrola urzędu skarbowego a dane pacjentów

Czy urzędnicy mają prawo żądać od lekarzy dostępu do danych osobowych i teleadresowych pacjentów? Informacje te są integralną częścią dokumentacji medycznej, co więcej lekarzy obowiązują również przepisy rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Pytanie to nie jest jednak bezzasadne. Prywatne praktyki lekarskie oraz placówki medyczne znalazły się na liście branż, które zostały wytypowane do kontroli skarbowych w latach wcześniejszych. W przypadkach, gdy urzędnicy podejrzewali, że lekarz zaniża dochód, żądali dostępu do danych pacjentów, by móc zweryfikować zeznania podatkowe. Spór rozstrzygnął Naczelny Sąd Administracyjny.

W wyroku z 4 marca 2016 r. Naczelny Sąd Administracyjny (II FSK 1452/14) stanął na stanowisku, zgodnie z którym danych pacjentów nie można traktować jak danych kontrahentów. Urzędy skarbowe nie mogą zatem żądać ujawnienia danych identyfikujących pacjentów przez lekarza, a sam lekarz nie ma obowiązku takich danych udostępniać. Inaczej mówiąc, Sąd stanął na stanowisku, że dane osobowe i teleadresowe pacjentów są częścią dokumentacji medycznej i objęte są tajemnicą medyczną.

Redakcja Meringer
Redakcja Meringer Łączymy ludzi wokół wspólnych wartości, aby zmieniać życie Pacjentek na szczęśliwsze oraz zapewniać sukces naszym Klientom jak również nam samym jako organizacji. pozdrawiamy Redakcja!