Rejestratorka medyczna – jak przeprowadzić skuteczną rekrutację?

Opublikowano: 21.01.20

W ostatnich latach wszyscy pracodawcy zmagają się z trudnościami kadrowymi. Kłopot sprawia nie tylko zatrzymanie pracowników w organizacji, lecz również zatrudnianie nowych. Proces rekrutacyjny potrafi być długi, bardzo absorbujący czasowo, a na końcu może okazać się nieskuteczny. Co zrobić, żeby rejestratorka medyczna, którą zatrudniasz, spełniała oczekiwania? Podzielimy się swoim doświadczeniem w tym zakresie i podpowiemy, co zrobić, żeby rekrutacja do rejestracji była skuteczna długoterminowo.

ETAP 1: Ogłoszenie o pracę dla rejestratorki medycznej

Jak powinno wyglądać skuteczne ogłoszenie o pracę? Oto kilka elementów, na które warto zwrócić uwagę.

Szata graficzna

W celu zwiększenia ilości odsłon ogłoszenia i odpowiedzi na nie warto dołączyć do niego zdjęcie lub filmik pokazujący miejsce pracy. Może macie Państwo filmik reklamowy dla Pacjentek na stronie firmowej? Jeśli nie, to warto nagrać kilkadziesiąt sekund telefonem i opatrzyć je krótkim komentarzem. Pokazując, jak wygląda praca w rejestracji, może kto będzie szefem potencjalnego Kandydata. Jeśli film to za wiele, koniecznie umieśćcie Państwo chociaż zdjęcie zachęcające do pracy u Was, pokazujące, jak atrakcyjne warunki pracy oferujecie. Warto dodać logo firmy, ogłoszenie przygotować w barwach firmowych. Portale z ogłoszeniami o pracę opracują ogłoszenie graficznie za Was. Na przykład https://dlafirm.pracuj.pl/

Tytuł ogłoszenia

W tytule ogłoszenia wyraźnie napiszcie nazwę stanowiska Rejestratorka/Recepcjonistka Medyczna i miejsce pracy. Dokładny adres pomoże wykluczyć osoby, dla których Wasza lokalizacja nie jest dogodna. Oszczędzicie czas swój i ich.

Korzyści dla kandydata

W treści ogłoszenia najpierw pokażcie korzyści, jakie Kandydat odniesie, przychodząc do pracy u Was. Zachęci go to do dalszego czytania i zaangażowania w proces rekrutacji do rejestracji. Najważniejsze korzyści, o których warto wspomnieć to:

• wynagrodzenie miesięczne brutto – zwiększa to o ok. 20% ilość odpowiedzi na ogłoszenie, a jednocześnie nie zgłaszają się Kandydaci, dla których kwota jest za mała – oszczędzamy czas.
• umowa o pracę – ludzie sobie to bardzo cenią. Jeśli Kandydat spełnia Wasze wszystkie oczekiwania, warto rozważyć pierwszą umowę na okres dłuższy niż zwyczajowe 3 miesiące próby – przeskoczycie w tym konkurencję.
• benefity – proszę rozważyć, czy jako placówka medyczna nie możecie zaoferować opieki medycznej w jakimś zakresie – dodatek ceniony sobie wysoko przez Pracowników.

Rejestratorka medyczna – wymagania

Wpiszcie tylko te cztery, pięć, które są najistotniejsze. Im krótsza ta lista, tym lepiej. Najważniejsze wymagania w procesie rekrutacji jako rejestratorka medyczna to:

• umiejętność budowania relacji,
• komunikatywność i wysoka kultura osobista (to sprawdzimy poprzez rozmowę telefoniczną z wybranymi kandydatami),
• dobra organizacja pracy pod presją,
• proaktywność, inicjatywa,
• doświadczenie na stanowisku rejestratorki lub jakimś o podobnym profilu, na przykład asystenckim,
• umiejętność obsługi komputera – programu specyficznego dla naszej rejestracji nauczymy szybko,
• w niektórych lokalizacjach dobrze jest, gdy rejestratorka medyczna zna jakiś język obcy – pamiętajmy wtedy o tym wspomnieć.

W razie wątpliwości służymy pomocą, również w przeprowadzeniu rozmowy rekrutacyjnej w obcym języku: http://eduplaza.pl/kontakt.php

Zakres obowiązków rejestratorki medycznej

Tutaj należy wpisać kilka zadań wykonywanych regularnie na stanowisku jako rejestratorka medyczna. W tej części pokazujemy Kandydatowi, na czym polega praca rejestratorki medycznej. Warto wybrać, cztery, pięć zadań z poniższego katalogu:

• bezpośrednia i telefoniczna obsługa Pacjentów,
• obsługa systemu informatycznego – rejestracja wizyt,
• prowadzenie terminarza konsultacji,
• przygotowywanie i archiwizacja dokumentacji medycznej, prace administracyjne,
• udzielanie informacji dotyczących zakresu usług,
• budowanie relacji z Pacjentami i dbanie o wizerunek firmy,
• zapewnienie prawidłowego obiegu informacji i dokumentów wewnątrz firmy,
• współpraca z personelem medycznym i niemedycznym placówki,
• dbanie o czystość i prezencję miejsca pracy oraz przygotowanie gabinetów do konsultacji.

Zakończenie

Warto ogłoszenie zakończyć zdaniem „Zachęcam do udziału w rekrutacji, czekam na Twoją aplikację” i podać kontakt do osoby zajmującej się procesem. Najlepiej adres e-mail.

Stanowisko rejestratorki medycznej – wzór ogłoszenia

Poniżej znajduje się wzór ogłoszenia oraz link do dokumentu edytowalnego. Proszę nie wahać się go używać, a w razie wątpliwości lub potrzeby wsparcia w procesie rekrutacji, proszę o kontakt: http://eduplaza.pl/kontakt.php. Zrobię wszystko, aby Państwa rekrutacja na stanowisko „rejestratorka medyczna” była bezbolesna i abyście cieszyli się owocną współpracą przez wiele lat.

WZÓR OGŁOSZENIA

Przychodnia Ginekologiczna.....

poszukuje pogodnej, dobrze zorganizowanej osoby

na stanowisko:

Recepcjonistka/Rejestratorka medyczna

Miejsce pracy: Warszawa, ul. Niecała 4

Twoje korzyści z pracy u nas:

• sens pracy – zmieniamy życie Pacjentów na lepsze,
• niekorporacyjna atmosfera – mały, zaangażowany w pracę zespół,
• dobra płaca – 2800-3500 zł brutto podstawy na początek (w zależności od doświadczenia),
• bezpieczeństwo – umowa o pracę możliwa od razu na 12 miesięcy; opieka medyczna,
• czas na życie rodzinne i pasje – elastyczny grafik pracy.

Twoje cechy gwarantujące sukces w tej pracy:

• komunikatywność, umiejętność budowania relacji i inicjatywa w działaniu,
• chęć do nauki,
• dobra organizacja pracy, również pod presją,
• kilkumiesięczne doświadczenie w pracy w recepcji, rejestracji, na stanowisku asystenckim,
• umiejętność obsługi komputera,

Opis stanowiska:

• udzielanie informacji o dostępnych usługach,
• zapisywanie pacjentów na wizyty lekarskie,
• realizacja transakcji finansowych, wystawianie faktur, prowadzenie rozliczeń,
• przygotowanie dokumentacji pacjentów.

Zapraszam do udziału w rekrutacji, czekamy na Twoją aplikację.

a.zxa@wp.pl

Pobierz ogłoszenie, klikając poniższy link:

Ogłoszenie – Przychodnia Ginekologiczna

ETAP 2: Selekcja CV

Które zgłoszenia odrzucić? W większości poradników przeczytacie, że nieestetyczne, niekompletne, z niewielką liczbą danych. Nasze doświadczenie pokazuje, że za kiepsko wyglądającym CV często kryje się wartościowy Pracownik, a za pięknie zaprojektowanym – osoba, której nie chcemy zatrudnić.

Przede wszystkim, dyskwalifikujące są rażące błędy ortograficzne, ale to wydaje się oczywiste. W końcu nasz Kandydat będzie musiał wypełniać dokumentację medyczną. Dyskwalifikujący powinien również być brak wykształcenia średniego czy przynajmniej kilkumiesięcznego doświadczenia na stanowisku rejestratorka medyczna, recepcjonistka czy na jakimś stanowisku asystenckim (wymagającym prowadzenia kalendarza, kontaktów z klientami czy osobami z zewnątrz firmy).

Często sygnałem alarmowym powinna być zmiana pracy co kilka miesięcy. Może oznaczać osobę mało lojalną, która łatwo zmienia pracę pod wpływem impulsu lub jest konfliktowa i nie może się dogadać z resztą zespołu. Należy tu jednak uważać, bo częsta zmiana pracy to dość normalne zjawisko u osób bardzo młodych, szukających dopiero swojej drogi lub pracujących dorywczo w czasie studiów. Wtedy warto zadzwonić, wyjaśnić i sprawdzić motywacje do złożenia aplikacji w naszym procesie rekrutacji.

Jeśli na tym etapie decydujemy, że z kimś nie chcemy już dalej rozmawiać warto, dla budowania swojej marki wśród osób poszukujących pracy, dać znać, że proces rekrutacji się dla nich skończył. Na niektórych portalach ogłoszeniowych mamy taką automatyczną funkcję – odrzucamy i portal wysyła maila. Jeśli jednak takiej funkcji nie ma, warto rozważyć wysłanie krótkich maili lub smsów dla osób odrzuconych.

Przykładowa treść: „Dziękujemy za udział w rekrutacji na stanowisko Rejestratorka Medyczna. Niestety nie możemy zaproponować Pani/Panu tej pracy. Życzymy powodzenia w dalszych poszukiwaniach. Zespół Medica”. Może za rok, po nabyciu doświadczenia w innej firmie zechcą znowu do nas aplikować?

ETAP 3: Wstępna rozmowa z kandydatami

Jak przeprowadzić pierwszy etap rozmowy z obiecującymi kandydatami na stanowisko w rejestracji? Na telefony warto sobie zostawić trochę więcej czasu i potraktować te rozmowy jak normalny etap rekrutacji. Przecież nasza Rejestratorka dużo zadań będzie wykonywała przez telefon. Podczas rozmowy najpierw się przedstawiamy, pytamy, czy teraz jest dogodny moment na 10-15 minut rozmowy. Jeśli nie, umawiamy się na konkretną godzinę i oddzwaniamy.

Rozmowę rekrutacyjną do rejestracji warto zacząć od kilku ogólnych pytań o informacje z CV Kandydata, żeby nawiązać kontakt, dać kandydatowi moment na uspokojenie się i zebranie myśli. Słuchając wypowiedzi Kandydata, zwracamy uwagę na następujące rzeczy: czy dobrze, energicznie i pogodnie brzmi, czy wykazuje wysoka kulturę osobistą, czy nawiązuje relacje i jest komunikatywny.

Po pierwszych kilku pytaniach możemy zakończyć rozmowę z kandydatami, którzy:

• mają wyraźną wadę wymowy utrudniającą zrozumienie,
• mówią niewyraźnie,
• nie wykazują żadnej inicjatywy w rozmowie,
• brzmią, jakby im wcale nie zależało, albo nie wiedzą, że do nas aplikowali,
• są nieprzyjemni, niegrzeczni,
• robią dużo błędów językowych,
• milczą przez telefon lub odpowiadają na nasze pytania półsłówkami – nie będzie z takich osób dobrej Rejestratorki Medycznej.

W powyższych przypadkach kończymy grzecznie rozmowę po tych kilku pytaniach (katalog pytań poniżej w dodatku). Od razu możemy powiedzieć, że kandydat nie przeszedł do dalszego etapu rekrutacji na rejestratorkę lub umówić się na termin podania informacji i go potem dotrzymać.

Jestem przekonana, że z powyższymi wskazówkami przeprowadzenie selekcji CV i wstępnych rozmów telefonicznych z Kandydatami w procesie rekrutacji na stanowisko rejestratorki medycznej będzie dla Państwa dużo łatwiejsze. Proszę pobrać załączony plik – katalog pierwszych pytań, które przełamią lody oraz chcecklist cech, które powinien spełniać idealny Kandydat.

Jeśli jednak chcecie Państwo zaoszczędzić czas, możemy dla Was przeprowadzić takie rozmowy telefoniczne i przedstawić Wam dopiero krótką listę kandydatów do rozmów osobistych.

http://eduplaza.pl/kontakt.php

Chętnie wesprę Państwa w tym czasochłonnym procesie i przyczynię się do zatrudnienia idealnej Rejestratorki Medycznej do Waszego Gabinetu.

Plik do pobrania (kliknij): PIERWSZA ROZMOWA TELEFONICZNA. WSTĘP, KILKA PYTAŃ I CHECKLISTA

ETAP 4: Telefoniczna rozmowa rekrutacyjna na rejestratorkę medyczną

Kolejny etap to rozmowy telefoniczne z Kandydatami, którzy wykazali się umiejętnością wysławiania się, kulturą osobistą i komunikatywnością ma na celu sprawdzenie, czy osobowość pracownika odpowiada profilowi stanowiska Rejestratorki Medycznej oraz, jaka jest motywacja kandydata do pracy właśnie u nas. Sprawdzamy następujące cechy:

1. Motywacja do pracy u nas

Pomocne pytanie to: Dlaczego chce Pani/Pan pracować właśnie u nas? Odpowiedzi, które nas zadowolą, to:

• chęć pomocy pacjentom,
• chęć pracy z sensem,
• zainteresowanie medycyną,
• chęć rozwoju,
• nauczenia się czegoś nowego,
• chęć pracy w kontakcie z innymi ludźmi.

Takie odpowiedzi mogą wskazywać na to, że danego Kandydata motywuje chęć pomocy ludziom, pracy z sensem, kontakt z ludźmi, wiec będzie odczuwał satysfakcję z pracy u nas. Wtedy mamy szansę na długotrwała współpracę. A o to nam przecież chodzi! Jeśli jedyną motywacją jest położenie gabinetu, wynagrodzenie czy czas pracy, to trochę za mało.

2. Odporność na stres, na odmowę i inne negatywne czynniki

Pytanie świetnie pokazujące, co zniechęca Kandydata do pracy i co w pracy u nas może sprawić, że długo nie zostanie: „Proszę podać dwa, trzy przykłady, kiedy ostatnio czuł(a) się Pan(i) zdemotywowana(y)”. Odpowiedzi dobrze rokujące:

• Trudno mi sobie coś takiego przypomnieć.
• Podaje jakiś przykład, ale zaraz dodaje, że aby zniwelować złe skutki, podjął jakieś działania (np. skrzyczał mnie Klient i bardzo mi się zrobiło przykro, ale od razu sobie pomyślałam, że po prostu jest niezadowolony z czegoś, a nie ze mnie, więc wyraziłam współczucie, uśmiechnęłam się i pomogłam rozwiązać problem).

Odpowiedzi, które powinny nas zaniepokoić

Podaje bez zastanowienie wiele przykładów demotywujących sytuacji – często okazuje się taka osoba malkontentem, łatwo wpada w złe nastroje, denerwują ją „marudzący” klienci itp. A my potrzebujemy pozytywnej osoby, która nie zraża się tym, ze ludzie dookoła są w złym nastroju lub stanie zdrowia.

Podaje przykłady i wskazuje „winnych” tego, co zaszło, nie szuka rozwiązań sytuacji, nie bierze winy na siebie, tylko „zwala” na czynniki zewnętrzne. Taką osobę łatwo zdemotywować, w zespole nie będzie brała odpowiedzialności za swoje lub cudze pomyłki, będzie się wykłócać, żeby udowodnić swoją „niewinność”, nie będzie szukała rozwiązań problemu tylko winnego. A na to po prostu nie ma czasu w pracy Rejestratorki Medycznej.

Wystarczy spytać o opisanie sytuacji, w której Kandydat musiał współpracować z kimś, z kim było trudno się porozumieć, z kim nie nadawał na tych samych falach. Odpowiedzi na korzyść Kandydata:

• przede wszystkim opowiada rzeczywistą sytuację, podaje szczegóły (możemy dopytać, kiedy to było, gdzie, jaka była pogoda),
• analizuje powody, dla których było trudno się, dogadać ze współpracownikiem, stara się znaleźć przyczyny, zrozumieć motywacje drugiej strony.

Odpowiedzi niewystarczające

Wśród niezadowalających wypowiedzi można wskazać:

• nie podaje konkretnych przykładów, tylko mówi co by zrobił, gdyby coś takiego się stało,
• gdy naciskamy na przedstawienie sytuacji z życia, twierdzi, ze nigdy mu się to nie zdarzyło, nawet w szkole...często dodaje: ja nie jestem konfliktową osobą,
• opowiada sytuację, ale nie potrafi przeanalizować, skąd się wzięły nieporozumienia, nie potrafi spojrzeć na problem oczami drugiej strony,
• asertywność, szczerość, otwartość. Ważne cechy w kontakcie z „przekonującymi” pacjentami, a także w pracy w zespole. Ponownie prosimy o opisanie konkretnych sytuacji z przeszłości kandydata oraz o to, jak się wtedy czuł, co zrobił i jaki był wynik tych działań. Można zapytać o sytuację, w której naruszone zostało poczucie sprawiedliwości lub etyki Kandydata. Druga sytuacja, która nam pokaże, na ile szczery, otwarty i asertywny w kontaktach z innymi jest Kandydat, to prośba o opisanie jego zachowania w sytuacji, kiedy musiał współpracować z kimś, kto niezbyt był zmotywowany do pracy.

Odpowiedzi, które dają pozytywne rokowania

Odpowiedzi, które dają pozytywne rokowania co do przyszłych zachowań Kandydata to:

• szczerze przytacza rzeczywiste sytuacje, podaje szczegóły, widać, że to coś co mu się przytrafiło,
• oceniamy reakcję Kandydata na niesprawiedliwość lub brak zaangażowania współpracowników – szczera rozmowa, pokazanie swoich racji, stawanie w obronie osoby niesprawiedliwie potraktowanej, egzekwowanie wykonania obowiązków
• brak postawy „zamiatania problemu pod dywan” rokuje bardzo dobrze.

Odpowiedzi źle rokujące

Odpowiedzi, które mogą budzić niepokój to:

• nie potrafi podać żadnych przykładów ze swojego doświadczenia,
• jeśli na sytuację niesprawiedliwości lub braku zaangażowania zareagował milczeniem, udawaniem, że to nie jego sprawa, że nie zauważył – jeśli zdarzy się coś takiego u nas, choćby z powodu zakłóceń w komunikacji – będzie cierpiał w milczeniu, a potem rzuci pracę, dodatkowo może też wtedy mówić o nas źle jako o pracodawcy. A przecież wszyscy popełniamy błędy i warto być na tyle otwartym, żeby sobie wszystko wprost w kulturalny sposób komunikować. Dobrze też, jeśli Rejestratorka Medyczna wychwytuje sytuacje niezgodne z zasadami i przeciwdziała ich konsekwencjom a nie udaje, że tego nie widzi.

ETAP 5: Spotkanie w siedzibie firmy

Spośród Kandydatów, którzy mieli najmniej negatywnych, a najwięcej pozytywnych odpowiedzi na powyższe pytania w rozmowie telefonicznej, wybieramy krótką listę kandydatów, które sprawdzą się jako rejestratorka medyczna, i zapraszamy te osoby na rozmowę osobistą w siedzibie firmy. Częstą praktyką w ostatnim czasie jest również rekrutacja zdalna.

Celem tego etapu jest przedstawienie Kandydatom firmy od środka, zapoznanie ich z przyszłym Szefem (muszą mieć możliwość podjęcia świadomej decyzji, utwierdzenia się w przekonaniu, ze to właśnie jest ich wymarzony Pracodawca – wtedy mamy większą szanse na długotrwałą współpracę). Rozmowa kwalifikacyjna pozwoli ocenić głównie:

• kulturę osobistą i komunikatywność,
• uczciwość i szczerość – możemy powtórzyć kilka pytań z poprzednich etapów (często okazuje się, że Kandydaci zmieniają swoje odpowiedzi),
• twarde umiejętności np. obsługi komputera. Krótkie zadanie wypełnienia czegoś w systemie, czy poszukania jakiejś informacji od razu pokaże nam, czy kandydat rzeczywiście pracował kiedyś na co dzień z komputerem.

Oczekiwania Kandydata względem tej pracy. Tutaj możemy zadać następujące pytania:

• jak sobie Kandydat wyobraża pracę jako rejestratorka medyczna?
• jaki ma stosunek do pracy zmianowej?
• jakie ma oczekiwania finansowe teraz i za rok?

Osoby, których odpowiedzi są najbardziej zbieżne z naszymi wyobrażeniami, oczekiwaniami i możliwościami, możemy jeszcze zaprosić na próbkę pracy. Daje to możliwość wypowiedzenia się zespołowi, który ma być zasilony w rezultacie tej rekrutacji, kandydatowi zaś umożliwia upewnienie się w decyzji, że to my jesteśmy jego wymarzonym pracodawcą. A to szalenie ważne z punktu widzenia skuteczności tej rekrutacji do rejestracji.

Autor artykułu: Redakcja Meringer