Zaopatrzenie gabinetu – to może być prostsze, niż myślisz

Opublikowano: 22.05.21

Zaopatrzenie warunkuje pracę Twojego gabinetu i oferowanych przez Ciebie usług. To konkretny, cyklicznie powtarzający się koszt, który bezpośrednio przekłada się na Twój wynik finansowy. W tym obszarze możesz jednak z powodzeniem generować oszczędności. A te, w zależności od wielkości gabinetu, sięgają nawet od kilku do kilkunastu tysięcy złotych rocznie albo i więcej oraz do czterech dodatkowych dni wolnego w roku.

Zaopatrzenie gabinetu to stały, cyklicznie powtarzający się koszt, który bezpośrednio przekłada się na Twój wynik finansowy. Optymalizując proces zakupowy, oszczędzisz konkretne pieniądze i czas.

Ceny produktów to nie jedyny miernik oceny jakości zakupów. Szczegółowemu przeglądowi warto poddać także podstawowe czynności, które składają się na proces zaopatrzenia gabinetu, a więc między innymi

• przegląd zapasów

• porównywanie oferty poszczególnych dostawców

• negocjowanie rabatów

• złożenie  i odbiór zamówienia

• płatności

ewentualne zwroty czy reklamacje.

Dopiero wtedy optymalizacja procesu i kosztów zaopatrzenia staje się realna i przynosi efekty.

Zaopatrzenie gabinetu przelicz na czas i pieniądze

Sprawne zaopatrzenie to warunek funkcjonowania Twojego gabinetu. Niezaplanowane działania zakupowe wprowadzają chaos. Wymuszają na przykład konieczność domówienia brakujących produktów „na wczoraj”. To z kolei wiąże się z nerwami i sytuacjami, gdy zastępujesz jedne narzędzia innymi, mniej komfortowymi dla Ciebie i pacjentów. Z kolei zbyt szczegółowo obwarowany proces zakupowy, np. poprzez warunek zatwierdzania podpisem każdego kolejnego etapu, multiplikuje czas przeznaczony na zaopatrzenie.

Obwarowanie procesu zakupowego procedurami, np. wymogiem uzyskania podpisu pod każdym z etapów, sprawia, że realizacja zamówienia znacznie wydłuża się w czasie.

To scenariusze, w których osoba zaopatrująca gabinet – Ty lub Twój pracownik, tracicie czas na czynności nieprzynoszące korzyści dla gabinetu. Nie ma rozwiązań uniwersalnych. Z pewnością jednak warto przyjrzeć się dobrym praktykom i zaimplementować w swoim gabinecie choć część z nich.

Zaopatrzenie gabinetu to proces

Zaopatrzenie gabinetu to proces, na który składają się konkretne etapy. Tu nie ma miejsca na improwizację, oczywiście pod warunkiem, że naprawdę zależy Ci na zaoszczędzeniu Twojego czasu i pieniędzy. Każde działanie powinno mieć konkretny cel. Zastanów się więc, co jest dla Ciebie najistotniejsze w kontekście procesu zaopatrzenia gabinetu:

• konkurencyjne ceny

• wysoka dostępność

• bezproblemowe reklamacje

• szybkie wysyłki towaru?

Deleguj zadania

Jeśli to możliwe, obowiązek zaopatrywania gabinetu powierz pracownikowi.

Chcesz sam negocjować ceny lub po prostu wiesz, że to zadanie leży poza kompetencjami osoby zajmującej się zakupami?

Ok, niech ten etap pozostanie Twoim obowiązkiem.

Pamiętaj jednak, że wszelkie czynności operacyjne w ramach zaopatrzenia gabinetu może wykonać właśnie pracownik, dzięki czemu Ty zaoszczędzisz czas.

Niech zajmie się również obsługą zamówień i rozdysponowaniem zrealizowanych zakupów.

Skoncentruj się więc rzeczywiście tylko na tym, co przynosi największą wartość Twojemu gabinetowi, a są nią zaoszczędzone pieniądze. 

Deleguj zadania. O ile negocjacja cen może wykraczać poza kompetencje Twoich pracowników, to wszelkie czynności operacyjne, jak przyjęcie zamówienia czy jego sprawdzenie może wykonać wskazana przez Ciebie osoba.

Zrób zakupową listę bazową

Prace nad optymalizacją procesu zaopatrzenia gabinetu rozpocznij od sporządzenia listy bazowych produktów niezbędnych  do funkcjonowania Twojego gabinetu. Umieść na niej produkty, materiały i sprzęty, które zamawiasz cyklicznie. Zaznacz odmiany i rodzaje zamawianych pozycji wraz ze specyfikacją, obejmującą także na przykład kolor czy rozmiar. Bądź precyzyjny.

Dzięki zakupowej liście bazowej zyskasz możliwość planowania zakupów w czasie i to z uwzględnieniem całościowego średniego kosztu zaopatrzenia Twojego gabinetu.

Kolejnym krokiem jest uzupełnienie Twojej listy o informacje, w jakim okresie zużywasz daną ilość produktu. Dzięki temu zyskasz praktyczną wiedzę, która pozwoli Ci planować zakupy. Dodatkowo dowiesz się, jaki jest całościowy średni koszt zakupów w konkretnym czasie oraz danej kategorii, a nie koszt poszczególnych produktów. To kolejny krok do optymalizacji zapotrzebowania i znalezienia konkretnych oszczędności.

Zaopatrując gabinet, monitoruj nie tylko stany

Zastosuj choćby najprostsze metody sygnalizowania stanów. Pomiędzy produktami umieść podziałki (na przykład z kolorowego papieru), za pomocą których oznaczysz niskie stany. Tym samym nie przegapisz momentu, kiedy powinieneś złożyć zamówienie. Do monitorowania stanów wytypuj pracownika. Zyskasz w ten sposób cenny czas, który wykorzystasz na pracę, która przynosi Ci wymierne korzyści finansowe.

Dołącz do subskrybentów swojego dostawcy. Dzięki temu będziesz miał dostęp do aktualnych promocji i akcji specjalnych.

Wdrożenie cyklicznego (np. cotygodniowego) raportowania cen najczęściej zamawianych produktów przełoży się na kolejne oszczędności. Raport powinien uwzględniać najniższą, średnią i najwyższą cenę rynkową. Warto zasubskrybować informacje od dostawców, aby mieć bieżący dostęp do akcji promocyjnych. Dzięki temu uzupełnisz zapasy, korzystając z najlepszej możliwej oferty. Również ten obowiązek warto scedować na pracownika.

Wybierz (najlepszego) dostawcę

Najlepszy dostawca zapewni Ci szeroki asortyment w rozumieniu ilości kategorii i w ramach każdej z nich. Wybierając dostawcę przeanalizuj też:

• dostępność produktów

• stały cennik oraz rabaty

• terminowość realizacji zamówień

• sposoby płatności i dostaw

• warunki reklamacji i zwrotów.

W Meringerze zadbaliśmy nie tylko o to, aby oferowany asortyment był szeroki, ale także maksymalnie dostępny, dlatego ponad 99% pozycji zamówisz u nas “od ręki”.

Weź również pod uwagę, że czas oczekiwania na zamówienie nie może negatywnie wpływać na płynność funkcjonowania Twojego gabinetu. Nie powinien być również uzależniony od kosztów przesyłki. Sytuacją modelową jest darmowa dostawa niezależnie od ilości pozycji na fakturze.

Zaopatrzenie gabinetu wymaga przemyślanych rozwiązań

Sklep internetowy Twojego dostawcy powinien być intuicyjny w obsłudze i umożliwiać Ci dokładne zapoznanie się z produktem.

Służą temu:

• szczegółowy opis

• specyfikacja

• wykonane z różnych ujęć zdjęcia produktu, które powinny oddawać rzeczywistość i mieć opcję powiększenia lub/i film w technice 360°.

W Meringerze ewentualne reklamacje załatwisz na telefon. Bez zbędnych formularzy i bez odsyłania towaru.

Oczekuj również najwyższych standardów obsługi klienta:

• maksymalnie uproszczonego procesu reklamacyjnego oraz procedury zwrotów

• szybkiego kontaktu

• życzliwego nastawienia konsultantów

• bezproblemowego rozwiązywania ewentualnych problemów.

Jakie dodatkowe korzyści daje Ci dostawca?

Wybierając dostawcę i negocjując ceny, zastanów się nad opcją zawarcia umów długoterminowych, które pozwolą Ci uzyskać gwarancję niższych cen.

Przeanalizuj również, na ile dostawca wspiera Twój biznes. Wartością dla Twojego gabinetu jest przecież także to, co zyskujesz oprócz niższej kwoty na fakturze.

To może być wydłużony termin płatności, korzystne warunki dostawy, ale równie dobrze próbki nowych produktów, programy partnerskie lub szkolenia.

Obowiązek przedpłaty, jaki na swoich klientów często nakładają dostawcy, nie tylko może zaburzać płynność finansową Twojego gabinetu, ale także wydłużać czas, jaki poświęcasz na zamówienie, jeśli przedpłatę realizuje księgowość.

Opcja zapłaty z odroczonym terminem ułatwi Ci utrzymanie płynności finansowej poprzez wydłużenie okresu dysponowania posiadanymi środkami. Jeśli dostawca obliguje Cię do przedpłaty, zastanów się czy nie komplikuje to funkcjonowania Twojego gabinetu.

Wysiłek, który się opłaci

Wdrożenie zmian w systemie zaopatrzenia Twojego gabinetu wymaga nakładu pracy. Z pewnością jednak zwróci się w postaci pieniędzy oraz czasu, którego nie będziesz więcej tracić na rozwiazywanie sytuacji awaryjnych.

Aby realnie usprawnić proces planowania i zarządzania zakupami, potrzebujesz partnera. Partner to ktoś, kto równie dobrze jak Ty rozumie, że zaopatrzenie to złożony proces, którego elementy pozostają ze sobą w ścisłej zależności.

Właśnie dlatego warto stawiać na firmę, która zapewni Ci niezbędne do funkcjonowania Twojego gabinetu produkty, wyjdzie naprzeciw Twoim potrzebom i zaoferuje dodatkowe korzyści.

Zaopatrzenie gabinetu to proces, dlatego warto stawiać na firmę, która nie tylko zapewni Ci niezbędne produkty, ale wyjdzie naprzeciw Twoim potrzebom i zaoferuje także dodatkowe korzyści.

Meringer – Twój partner w zaopatrzeniu

W Meringerze zadbaliśmy nie tylko o szeroki asortyment, ale także o jego natychmiastową dostępność. Do Twojej dyspozycji jesteśmy codziennie do 19.00. Wszystkie zamówienia złożone do tej godziny wysyłamy jeszcze tego samego dnia, bo wiemy, jak bardzo zależy Ci na czasie.

W Meringerze rozumiemy, że mimo starań, czasem zdarza Ci się zapomnieć o jakimś produkcie, który jest Ci niezbędny do pracy. Dlatego u nas nie płacisz za przesyłkę już od jednej sztuki na fakturze.

Nie wymagamy od Ciebie przedpłaty. U nas masz czas na spokojne opłacenie faktury. Staramy się także, aby nasza oferta była dla Ciebie jak najkorzystniejsza finansowo. Dlatego dodatkowo – oprócz konkurencyjnych cen, przygotowujemy cotygodniowe oferty promocyjne na minimum 3 do nawet 7 produktów.

Mamy dla Ciebie również programy partnerskie. Zresztą sprawdź nas i przekonaj się sam na www.sklep.meringer.pl.

Autor artykułu: Redakcja Meringer